Diez pasos para escribir un correo electrónico más profesional

Escribir un correo electrónico puede parecer una cosa normal, pero al haberse convertido en el medio de comunicación más utilizado del mundo, hacerlo mal puede afectar seriamente su credibilidad en el trabajo y los negocios. Tenga en mente lo siguiente cuando vaya a escribir uno.

1.   Fíjese bien a quién le está escribiendo

Si es necesario revise hasta dos y tres veces el destinatario del correo que está escribiendo, esto con el fin de asegurarse que su comunicación no va a llegar a manos equivocadas. Además, no olvide firmar el correo y dar sus datos de contacto para que lo puedan contactar por cualquier medio.

2.   Sea concreto

Entre menos extenso sea el mensaje, mejor recibido será por quien lo está leyendo. Sin embargo, no olvide las normas de etiqueta como un saludo, una despedida o alguna sutileza que le agregue un tono menos impersonal.

3.   Revise antes de dar enviar

No hay nada que hable peor de una persona que enviar un correo electrónico con errores tipográficos y de ortografía. Un buen consejo es leer varias veces el escrito y pasarlo por un corrector ortográfico de confianza.

4.   Pida una segunda opinión

Cuando el correo que está enviando es muy importante o tiene información muy delicada, pídale a alguien que lo lea antes de que se vaya a su destinatario. Aunque no es muy práctico hacerlo con todos los comunicados que tiene que enviar en el día, no sobra cuando se trata de un tema relevante.

5.   Prefiera el teléfono o un encuentro para los temas importantes

El correo electrónico del trabajo es muy útil pero, en algunos casos, resulta ineficiente, ya sea porque el destinatario no lo leyó, lo recibió tarde, la red no funcionó o simplemente porque el tema que está tratando en él es tan complicado que requiere más que unos pocos párrafos. La solución para estos temas urgentes o más elaborados, es tratar de comunicarse directamente con la otra persona.

6.   Sea claro en el asunto

El asunto del correo es vital para generar interés en su interlocutor. Si no escribe nada concreto en el asunto o, en el peor de los casos, lo manda desocupado, es más probable que en unos segundos se encuentre en la bandeja de correo no deseado de la otra persona.

7.   Adjunte la información pertinente

Si su correo se refiere a un documento específico, asegúrese de incluirlo como adjunto y todo el material que considere relevante para que su comunicación quede lo más clara posible.

8.   Aprenda el arte sutil de la CC y CCO

La copia oculta puede ser una forma diplomática de enviar comunicaciones a los implicados de alguna situación sin revelar su información de contacto o poner en evidencia a su principal receptor frente algunos temas que pueden llegar a ser delicados.

9.   Puntuación

Múltiples puntos de exclamación, interrogación y puntos suspensivos, dan la sensación de un correo electrónico frenético y apresurado. Una pieza de puntuación por frase es suficiente para darle tono a su comunicación sin sonar exagerado.

10.   Emoticones

Una cara sonriente en cada frase puede darle un tono poco profesional y sincero a un correo electrónico de trabajo o negocios. Uno o dos emoticones que se vean en el comunicado serán suficiente para crear un toque amable a lo que quiere decir.